L’ufficio del futuro: aperto, mobile e flessibile

L'ufficio del futuro dovrà tenere conto dei collegamenti flessibili della nuova società di rete. La digitalizzazione del mondo del lavoro offre nuove opportunità di mercato al settore degli articoli di cartoleria, cancelleria e forniture per l'ufficio. L'ufficio del futuro dovrà adattarsi in misura sempre maggiore ai cambiamenti determinati dal processo di digitalizzazione e globalizzazione in termini di svolgimento del lavoro, esigenze di comunicazione e nuove modalità di collaborazione. Questi sono i dati emersi dallo studio "Working Spaces 2025", condotto dal Pragma Institut (Reutlingen) su incarico di Messe Frankfurt per Paperworld, la fiera leader mondiale degli articoli di cartoleria, cancelleria e forniture per l'ufficio.

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LO STUDIO
Nonostante la richiesta di maggiore flessibilità e mobilità nell’ambiente ‘ufficio’, la maggior parte degli intervistati (72%) respinge l’idea di svolgere il proprio lavoro in caffè, parchi o altri spazi pubblici. Ancora più importante è dunque per le aziende offrire ai propri collaboratori un ufficio 'aperto', che offra aree relax e soluzioni flessibili per meeting e riunioni. Il 38% dei lavoratori d'ufficio ritiene che la collaborazione all'interno di team virtuali sia in aumento, mentre attualmente ancora il 50% degli intervistati non lavora affatto all’interno di team virtuali. Uno dei risultati più importanti di questo studio è che attualmente l'ambiente di lavoro in ufficio rappresenta un ostacolo considerevole per l'efficienza, la creatività e la soddisfazione professionale in azienda. Nel complesso il 41% degli impiegati d’ufficio si è dichiarato insoddisfatto della propria attuale postazione di lavoro, adducendo come motivazioni l'impossibilità di partecipare attivamente alla sua configurazione, così come condizioni non adeguate dal punto di vista dell'ergonomia, del sistema d’'illuminazione e dell'acustica.

LA RIVINCITA DELLA CANCELLERIA

Nonostante la digitalizzazione i tradizionali articoli per l’ufficio restano importanti. La digitalizzazione, la maggiore flessibilità e mobilità dell'ufficio del futuro non rappresentano tuttavia una via a senso unico per l'allestimento della postazione di lavoro. Secondo il 62% degli intervistati, gli strumenti di lavoro non digitali, ovvero i tradizionali articoli per l'ufficio e prodotti di cancelleria, continueranno certamente a diminuire d'importanza e il 27% prevede un'ulteriore spinta da parte del processo di digitalizzazione. Tuttavia il 43% degli intervistati crede che vi sarà un nuovo equilibrio tra strumenti di lavoro digitali e non. In generale l'81% degli impiegati d'ufficio considera gli strumenti di lavoro non digitali, accanto a quelli digitali, da molto a piuttosto importanti. Sono soprattutto i fattori "soft”, come la soddisfazione professionale e il benessere, ad essere influenzati positivamente dall'utilizzo di strumenti di lavoro non digitali. Secondo i partecipanti al sondaggio, questi prodotti sarebbero meno importanti invece per l'efficienza e la sicurezza dei dati in ufficio. Solo il 9% sostiene che nel 2025 i tradizionali articoli di cartoleria, cancelleria e forniture per l'ufficio non avranno più alcuna importanza o saranno di poco conto. Le valutazioni dettagliate espresse sui singoli prodotti utilizzati nell'ambito dell'organizzazione dell'ufficio e della postazione di lavoro mostrano chiaramente in quale direzione si sposterà l'equilibrio tra strumenti digitali e non: gli armadi per archiviare i documenti e i classificatori per cartelle sospese non saranno più di alcuna utilità nel 2025. Ma anche in ambito informatico alcuni prodotti perderanno d'importanza, primi fra tutti i PC e le stampanti (fino al 25%), che saranno soppiantati da laptop e tablet. Gli intervistati ritengono che altri strumenti di lavoro non digitali acquisiranno ulteriore importanza o si affermeranno nel corso dei prossimi 10 anni: primi fra tutti la penna e l'evidenziatore, ma anche le etichette adesive e gli articoli per archiviare e organizzare materiale vario. Dallo studio emerge che le aziende del settore degli articoli di cartoleria, cancelleria e forniture per l'ufficio dovrebbe concentrarsi in particolar modo sugli strumenti per le presentazioni professionali. Lavagne a fogli mobili, whiteboards e schermi per proiezioni diventeranno sempre più importanti entro il 2025, secondo quanto dichiarato dagli intervistati. Questi prodotti sfrutteranno le tendenze future di collaborazioni in ambienti per meeting informali.

I nuovi prodotti e servizi così come avveniristiche soluzioni per l'ufficio del futuro saranno presentati a Paperworld, la fiera leader internazionale degli articoli di cartoleria, cancelleria e forniture per l'ufficio, a Francoforte dal 28 al 31 gennaio 2017.