In ufficio, maggiore flessibilità

L'ufficio del futuro rifletterà più da vicino i cambiamenti dei flussi di lavoro, le esigenze di comunicazione e nuovi modelli di collaborazione portati dalla digitalizzazione e dalla globalizzazione. Secondo un’indagine dal titolo di “Spazi di lavoro 2025” realizzata dall’Istituto tedesco Pragma, il 61% del personale degli uffici desiderano strutture più flessibili nel loro ambiente di lavoro e non vogliono più essere vincolati in futuro ad una postazione fissa con una posizione specifica in azienda. Il 58% degli intervistati dichiarano di non avere attualmente nessuna possibilità decisionale nella selezione del loro posto di lavoro in azienda. Questo è, in sintesi, il risultato dello studio.
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L’EVOLUZIONE DEGLI AMBIENTI
Nonostante il desiderio di una maggiore flessibilità e mobilità in ambiente ufficio, la maggior parte degli intervistati non vogliono lavorare nei caffè, parchi o altri spazi pubblici (72%). Questa affermazione è fondamentale per le imprese affinché capiscano l’importanza di creare uffici open space per il proprio personale, con entrambe le opportunità di attività private e servizi flessibili per le riunioni. Gli uffici singoli classici appartengono al passato, perché non creano le dinamiche di spazio necessarie per collaborazioni intense, più spontanee e progetti guidati. Il 36 per cento del personale degli uffici ritiene che la collaborazione in team virtuali sia in aumento, mentre d'altra parte il 50 per cento degli intervistati ritiene che attualmente questa modalità non funzioni. La preferenza del 70 per cento degli intervistati è per un ambiente futuro informale per incontri che riflettano questo sviluppo.

Uno dei risultati più importanti dello studio è che l'ambiente d'ufficio attualmente rappresenta un ostacolo significativo per l'efficienza, la creatività e la soddisfazione sul lavoro nelle aziende. Il 41 per cento del personale d’ufficio indica di non essere soddisfatto del loro ambiente di lavoro attuale e indicano le ragioni nello stato ergonomico, l'illuminazione e le condizioni acustiche insoddisfacenti. Più della metà degli intervistati si aspettano dai loro datori di lavoro che entro il 2025 il loro ambiente di ufficio subirà un cambiamento in termini di qualità, o che ci sarà anche un nuovo orientamento nel design d’ufficio. La maggior parte del personale desidera design individuali e l'ottimizzazione del posto di lavoro (29 per cento), il 26 per cento invece si concentra sull'ottimizzazione della salute e il 22 per cento sulla ottimizzazione tecnica. Gli intervistati considerano tali opportunità di modificare il design del loro ambiente di lavoro per ottenere maggiore efficienza e produttività (78 per cento), creatività (67 per cento) e la soddisfazione sul posto di lavoro (60 per cento).

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WORKTOOL CLASSICI, ANCORA IMPORTANTI
La digitalizzazione, l’orientamento verso la flessibilità e mobilità che caratterizzerà l'ufficio del futuro, non è una strada a senso unico, però. Secondo il 62 per cento degli intervistati, l'importanza di attrezzature di lavoro non digitale in ufficio - cioè articoli per ufficio e cancelleria classici - continuerà a diminuire. Il 27 per cento vede ulteriori pressioni per spingere la digitalizzazione. Ma il 43 per cento degli intervistati crede in un nuovo equilibrio tra gli strumenti di lavoro digitali e non digitali. L’81 per cento del personale d’ufficio considera gli strumenti di lavoro non-digitali in generale più importanti o molto importante, insieme con gli strumenti digitali. Fattori, come la soddisfazione sul lavoro e la sensazione di benessere, sono influenzati positivamente dall'uso di worktool non digitali. Dall’indagine, tuttavia, emerge che questi prodotti siano meno importanti per l'efficienza dell’ufficio e la sicurezza dei dati. Il 9 per cento ritiene che la carta classica, le forniture per ufficio e i prodotti di cancelleria saranno meno importanti nel 2025.
Una valutazione dettagliata dei singoli prodotti per ufficio e strumenti di lavoro mostra chiaramente dove si sta spostando il nuovo equilibrio tra strumenti digitali e non digitali: gli accessori per l’archiviazione avranno sempre un ruolo, ma saranno meno utilizzati nel 2025. Lo stesso vale per i contenitori di carta, calendari e rubriche, buste e sacchetti. Anche prodotti come PC e stampanti (fino a 25 per cento) saranno meno utilizzati. Questi saranno sostituiti da computer portatili e tablet. Secondo gli intervistati, altri strumenti di lavoro non digitali continueranno ad acquisire importanza nel corso dei prossimi dieci anni: in particolare penne a sfera e marcatori di testo, così come adesivi per prendere note e metodi di archiviazione e organizzazione. I produttori in carta, fornitori per ufficio e cancelleria, afferma lo studio, dovrebbe concentrarsi in particolare su strumenti di presentazione. Lavagne a fogli mobili, lavagne e schermi di proiezione, secondo il personale dell'ufficio intervistati, acquisiranno importanza entro il 2025. Questi prodotti potranno beneficiare delle tendenze future verso il lavoro in team in ambienti di incontri informali.