Buone pratiche d'uso per la gestione documentale

ASSO.IT, l’associazione dei produttori di sistemi di stampa e gestione documentale, ha presentato la ricerca “La gestione dei sistemi di acquisizione e stampa e le buone pratiche d’uso per l’ottimizzazione dei documenti nelle imprese e la Pubblica Amministrazione”, scaricabile gratuitamente dal sito www.assoit.it.
“Si è inteso fornire uno strumento di agile consultazione alle aziende pubbliche e private che abbiano l’esigenza di ottimizzare la gestione dei propri processi documentali in formato cartaceo ed elettronico”, spiega Massimo Pizzocri, presidente di ASSO.IT. “Partendo dal mercato e dai suoi scenari evolutivi, approfondendo il tema del TCO (Total Cost of Ownership) e del LCC (Life Cycle Cost) e fornendo una guida al percorso necessaria per organizzare in modo ottimale un processo di riorganizzazione documentale e di gestione dei servizi di stampa. Ponendo particolare attenzione agli elementi di risparmio che si possono creare”.

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ALCUNI DATI
Si è stimato che negli uffici italiani, circa il 20% delle pagine viene stampato per errore e quindi immediatamente cestinato, ogni documento viene duplicato dalle 9 alle 11 volte nel suo ciclo di vita, un documento su 20 viene perso e meno del 15% viene stampato con la modalità fronte/retro.
Inoltre, un parco tecnologico non aggiornato è fonte di mancato risparmio energetico rispetto ai livelli raggiunti dalla tecnologia e la mancata attenzione ai servizi di manutenzione crea inefficienze economiche e qualitative.
Le soluzioni di stampa gestita (Managed Print Services) fanno parte dei modelli di gestione dei processi di stampa delle imprese già da qualche anno. In Italia è stato tipicamente il settore delle grandi aziende ad avere maggiore propensione alla implementazione di servizi MPS nei passati 3-5 anni. Oggi invece anche le PMI stanno facendo riscontare incrementi significativi nella scelta di servizi di stampa gestita.
Una raccolta dati tra le aziende ASSO.IT testimonia come il risparmio di costi passando ad un modello di stampa gestita (MPS) sia mediamente superiore al 25% rispetto ai costi che si avrebbero con un modello di gestione tradizionale e questo risparmio può arrivare fino al 40%.
Il fatturato generato dai servizi di MPS nel mondo denota una crescita media dal 2014 al 2019 pari al 10,4% anno su anno. Il mercato italiano, valutato secondo le stime ASSO.IT pari a poco meno di 600 milioni di euro, si attesta su una crescita media anno su anno (2014-2019) pari a poco più del 10%.

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LE FASI PER UN MPS ORGANIZZATO
Gli esperti che hanno partecipato ai gruppi di lavoro dell’associazione hanno individuato e condiviso tra tutte le aziende associate una ben precisa classificazione delle 5 fasi con cui deve essere strutturato il processo di organizzazione di un sistema di stampa gestita.
-    Fase 1 – ANALISI DELLA SITUAZIONE ATTUALE: raccogliere, presso l’impresa o Pubblica Amministrazione, tutte le informazioni inerenti i processi di acquisizione e stampa di documenti e le relative infrastrutture tecnologiche esistenti e, successivamente, formulare una proposta di razionalizzazione e ottimizzazione. È essenziale per la buona riuscita del progetto che siano identificabili e identificati i referenti interni all’azienda con cui sviluppare la fase di analisi;
-    Fase 2 – PROGETTAZIONE DELLA SOLUZIONE: attraverso i dati messi a disposizione nella fase 1, redigere il documento di progetto, che dia indicazioni sulla nuova configurazione hardware e software proposta e che evidenzi le aree di efficientamento e le nuove funzionalità che porteranno risparmi alla gestione dei processi documentali. Anche in questo caso, è essenziale per la buona riuscita del progetto identificare i referenti interni all’azienda;
-    Fase 3 – IMPLEMENTAZIONE DEL PROGETTO: sulla base del progetto di implementazione, procedere all’installazione hardware e software della nuova soluzione, all’attivazione dei servizi, e alla formazione degli utenti. I referenti di questa fase sono gli sponsor del progetto all’interno dell’azienda;
-    Fase 4 – GESTIONE E MONITORAGGIO: avere sotto controllo lo stato del servizio minimizzando il carico di lavoro interno. Il risultato che si ottiene è un impatto positivo sulle attività interne, con sgravio di compiti per le funzioni aziendali, permettendo alle persone di dedicarsi alla propria core activity;
-    Fase 5 – MIGLIORAMENTO CONTINUO: garantire il mantenimento nel tempo dei risultati del processo di ottimizzazione e rilevare i cambiamenti che nascono nell’ambito delle esigenze aziendali di stampa e gestione documentale. È indispensabile in questa fase incontrare eventuali nuovi referenti aziendali per scoprire nuove esigenze e ricondurle ad un potenziale miglioramento o ampliamento del progetto in atto.

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