Mondo ufficio: un aiuto concreto ai distributori

Supportare i distributori indipendenti di cancelleria nelle loro varie esigenze, aggregare le rispettive esperienze e capacità di acquisto, consentire l’unione dei vantaggi derivanti dall’appartenenza ad una importante organizzazione commerciale con il forte radicamento territoriale di ciascun affiliato. Questi gli obiettivi che nel 1999 hanno portato alla nascita dell’organizzazione commerciale Office Company.

Numerosi i servizi offerti: dalla stipula di accordi quadro con i principali produttori e distributori del mondo della carto-cancelleria, alla realizzazione di cataloghi cartacei annuali, comprendenti più di 6.500 articoli, e di cataloghi elettronici, con gestione e costante aggiornamento dei portali per l’e-business; quest’ultimi devono ad esempio essere caratterizzati da funzioni informative (ossia riportare le quotazioni aggiornate dei prodotti, frutto degli accordi quadro), di alimentazione (il distributore, collegando il proprio sito internet al portale, deve poter automatizzare le proprie politiche commerciali) e d’acquisto (devono consentire al distributore di acquistare i prodotti disponibili presso il magazzino centrale).

Office Company è inoltre impegnata a monitorare i cambiamenti del mercato, per consentire agli affiliati di proporre una selezione merceologica sempre allineata con le mutevoli esigenze della clientela, e a proporre articoli che abbinano grande qualità e giusto prezzo, in quanto non soggetti all’aggravio dei costi derivanti dalla pubblicità (come i prodotti a marchio DUNC, fatti realizzare dai più importanti produttori nazionali ed internazionali).

Ultima ma non meno importante è l’attenzione rivolta alla formazione: nel 2010 Office Company ha avviato un importante piano di formazione rivolto sia agli imprenditori che ai loro funzionari di vendita. Alla formazione in aula, legata alle tecniche di vendita ed alla conoscenza di prodotto, sono abbinate visite ai principali siti produttivi dei fornitori.

Dopo questa breve presentazione andiamo però a conoscere meglio l’attività di Office Company, attraverso le parole del suo Amministratore Angelo Vivio.

Incart: A quale scopo nasce la Vostra organizzazione e a chi si rivolge?

“Office Company nasce nel maggio 1999 con la volontà di offrire supporto e servizi a fornituristi ufficio con ambito operativo provinciale e con fatturato espresso compreso fra 1 e 4 milioni di euro”.

Incart: Che tipo di servizi offrite?

“I servizi offerti da Office Company sono numerosi e comprendono:

-           Convenzioni con primari produttori/distributori del settore che consentono agli affiliati di ottenere condizioni di acquisto vantaggiose. Un dato particolarmente significativo è legato al numero delle convenzioni stipulate che sono ‘poche’ rispetto alla tendenza facilmente rilevabile sul mercato. Il perché di questa decisione è, a nostro avviso, anche abbastanza banale in quanto si rifà ad uno dei criteri base del commercio: ‘più spendi, meno spendi’. Un numero limitato di fornitori consente di concentrare i volumi di acquisto ottenendo condizioni più vantaggiose, migliorando notevolmente le rotazioni di magazzino. Sono passati i tempi in cui un distributore stoccava quantità importanti di materiale perché tanto prima o poi lo si sarebbe venduto e, alla peggio, il magazzino sarebbe stato comunque rivalutato con gli aumenti dei listini dei fornitori.

-           Realizzazione interna, quindi senza supporto di agenzie grafiche esterne, di un catalogo cartaceo con validità annuale e fogliazione di oltre 400 pagine. Ogni prodotto è rivisto nella descrizione, sempre approvata dal produttore, le immagini sono equilibrate in termini di cromia ed ombreggiate una per una e i codici Office Company vengono associati bi-univocamente ai codici dei produttori. I gusti sono gusti ma da un punto di vista tecnico riteniamo il nostro un buon catalogo e abbiamo l’ambizione di poterlo affiancare a quelli dei principali attori della distribuzione che hanno, però, risorse di tutt’altra natura. La vendita è la componente fondamentale di qualsiasi attività ed ad essa deve essere dedicata la maggior attenzione possibile. Il catalogo cartaceo è senz’altro lo strumento principale su cui basiamo la nostra proposta.

-           Realizzazione, assegnata a importanti produttori nazionali ed internazionali, di una gamma di prodotti a proprio marchio depositato - DUNC - che Office Company acquista direttamente, stoccandoli nel proprio magazzino, per poi ridistribuirli ai propri affiliati in quantità non elevate. Così facendo si mantengono le rotazioni di magazzino ad un buon livello e si riescono a sfruttare i vantaggi che il prodotto a marchio riserva al distributore, come la GDO insegna da anni. I prodotti a marchio DUNC hanno un buon rapporto qualità/prezzo ma l’attenzione verso la qualità ci ha portato ad avere, in sei anni dalla loro attivazione, ‘zero’ resi per problemi qualitativi.

-           Disposizione di un magazzino - di cui Office Company si è dotata dal 2004 -  approntato inizialmente per la gestione dei prodotti a marchio e successivamente evoluto per trattare tutta una serie di ‘prodotti di supporto’ quali scale, carrelli, scatole per l’imballaggio, prodotti per la pulizia industriale, ecc., che prima non facevano parte dell’assortimento standard di un forniturista ma che i grandi competitor internazionali hanno introdotto nei loro cataloghi alzando, così, il livello della proposta merceologica.

-           ‘Protezione degli affiliati’, alla luce delle profonde modificazioni che il nostro mercato sta subendo ultimamente, dopo anni di immobilità. Alcuni primari produttori stanno modificando la loro politica distributiva privilegiando i grandi distributori. Le motivazioni sono svariate ma, senz’altro, la grande frammentazione del mercato italiano ha reso la cosa più evidente. In altre parole alcuni produttori stanno mettendo dei limiti minimi di acquisto ai clienti. Sotto tali limiti questi clienti dovranno rivolgersi, necessariamente, all’ingrosso. Office Company tutela i propri affiliati che non potrebbero più comprare direttamente, interponendosi nella fase di acquisto ma mantenendo le condizioni commerciali di cui i propri affiliati godevano in precedenza. Lo sforzo è notevole ma è molto apprezzato.

-           Realizzazione di un portale che consente agli affiliati di creare un proprio sito e-business/e-commerce partendo dalla base di acquisto del prezzo convenzionato con ciascun fornitore e non dalla base di acquisto del grossista, unica figura che propone un servizio di questo genere”.

Incart: Quali sono oggi le principali esigenze e le maggiori sfide che devono affrontare i distributori indipendenti di cancelleria?

“Attualmente un distributore deve affrontare una quantità enorme di problematiche. La contrazione dei margini fa sì che la loro soluzione crei dei costi che il piccolo e medio distributore non riesce ad affrontare compiutamente, senza dimenticare che il concentrarsi su queste problematiche distoglie attenzione da quella principale: vendere. La semplificazione è quindi l’esigenza principale ed Office Company opera in questa direzione”.

Incart: Quali vantaggi vi sono per gli affiliati?

“Avere strumenti e soluzioni a costi accettabili, se non nulli, mantenendo la propria indipendenza”.

Incart: Oggi con l’ingresso di internet le logiche distributive sono cambiate. L’e-commerce può essere una nuova opportunità per i distributori?

“Fino a non molto tempo fa esisteva una precisa categorizzazione all’interno dei distributori: forniturista, grossista, dettagliante, venditore per corrispondenza. Il cliente sceglieva la figura che più confaceva alle proprie esigenze. Ora, lo stesso cliente, si aspetta di accedere ad una pluralità di proposte sempre dallo stesso operatore. Quindi se prima l’agente passava dal cliente e scriveva l’ordine, ora l’ordine può viaggiare su altre strade: il fax, ormai da tempo, la mail e direttamente da portale e-commerce. Se il forniturista riuscirà a sfruttare le caratteristiche dei vari mezzi di comunicazione, mantenendo la propria caratteristica fondamentale ed unica, ossia poter relazionarsi direttamente con il cliente parlando la stessa lingua e scavando alla ricerca di esigenze recondite, il suo futuro ritornerà ad essere roseo.

Una piccola nota è però necessaria in relazione alla gestione compiuta di un portale e-commerce: il problema non è acquisire un software che gestisca l’e-commerce; sul mercato infatti ne esistono di bellissimi. Il problema vero è la manutenzione del portale: aggiornare prezzi, disponibilità, immagini, descrizioni, confezionamenti, ecc. Per questo Office Company si occupa direttamente di questi aggiornamenti, togliendo il proprio affiliato da questa incombenza".

Incart: Quali opportunità formative vengono offerte?

“Nel maggio 2010 abbiamo iniziato a proporre un importante programma formativo. Le prime figure su cui ci siamo concentrati sono stati i titolari e/o i manager dei nostri affiliati. Abbiamo abbinato ad una giornata di formazione, la visita al sito produttivo di uno dei nostri fornitori. In novembre abbiamo coinvolto i venditori già attivi dei nostri affiliati in una giornata di formazione legata alle tecniche di vendita e di analisi delle esigenze della clientela. In questo momento stiamo selezionando sei venditori, per tre nostri affiliati, che verranno ospitati per tre giorni presso le nostre strutture. Alle tecniche di vendita verranno abbinati momenti formativi legati all’uso ed alla conoscenza dei prodotti”.